Come funziona WhatsApp Business

Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026.

Risposta breve: WhatsApp Business è un'app gratuita per Android e iPhone per piccole aziende. Ha un profilo dell'attività, liste per organizzare i contatti e strumenti per rispondere ai clienti, come messaggio di benvenuto, di assenza e risposte rapide. Si differenzia da WhatsApp normale perché serve a comunicare con i clienti, e lo stesso numero non può stare nelle due app insieme.

Questa guida è per chi ha un'attività in Italia e si chiede come funziona WhatsApp Business, in cosa è diverso da WhatsApp normale e come passare dall'uno all'altro. I passaggi vengono dal Centro assistenza di WhatsApp, controllato a novembre 2026. Mavibot è il nostro prodotto, quindi segnaliamo i punti in cui lo descriviamo.

WhatsApp Business è un'app separata da WhatsApp Messenger, cioè dall'app standard. Il Centro assistenza la descrive come un'app gratuita per proprietari di piccole aziende, con la stessa esperienza d'uso di WhatsApp Messenger: mandi messaggi e foto come sempre, in più hai strumenti per automatizzare, organizzare e rispondere in fretta ai clienti.

WhatsApp elenca tre gruppi di funzioni. Il profilo dell'attività raccoglie indirizzo, e-mail e sito web. Le liste servono a organizzare i contatti e a ritrovare chat e messaggi. Gli strumenti di messaggistica servono a rispondere in fretta: sono il messaggio di benvenuto, il messaggio d'assenza e le risposte rapide, che spieghiamo nella guida alla risposta automatica su WhatsApp.

Per registrarti serve un numero di cellulare o un numero fisso che ti appartiene, su cui puoi ricevere SMS o chiamate. Il Centro assistenza esclude i numeri VoIP, i numeri verdi, quelli a sovrapprezzo, i numeri ad accesso universale e i numeri personali. Se usi un fisso, scegli Chiamami per ricevere il codice di 6 cifre con una chiamata. Quando manca l'SMS, attendi anche 10 minuti prima di riprovare.

Non serve avere un'attività per usare WhatsApp. Secondo il Centro assistenza, se non hai un'attività puoi continuare a usare gratuitamente WhatsApp Messenger. Se invece hai un'attività piccola o media, WhatsApp consiglia di usare l'app Business per comunicare con i clienti.

WhatsApp Business sul computer e su più dispositivi

Puoi usare WhatsApp Business su Web, su Desktop e su altri dispositivi collegandoli al telefono. Il Centro assistenza indica fino a quattro dispositivi collegati e un telefono alla volta. I dispositivi collegati funzionano anche quando il telefono non è online, e così più dipendenti possono rispondere ai clienti, in particolare durante campagne e promozioni.

Alcune funzioni al momento non sono supportate sui dispositivi collegati: la posizione in tempo reale, le liste broadcast e l'aggiunta o l'eliminazione degli stati. Per collegare un nuovo dispositivo scansioni un codice QR di WhatsApp, e solo su WhatsApp Web, WhatsApp Desktop o sugli altri dispositivi indicati da WhatsApp.

Differenza tra WhatsApp Business e WhatsApp normale

Le due app si usano allo stesso modo, ma sono pensate per scopi diversi.

Aspetto	WhatsApp normale (Messenger)	WhatsApp Business
Per chi	Comunicazioni personali	Aziende, comunicazioni verso i clienti
Profilo	Profilo personale	Profilo dell'attività con indirizzo, e-mail e sito web
Strumenti	Messaggi, chiamate, foto	Stessa esperienza, in più benvenuto, assenza, risposte rapide, etichette e catalogo
Costo	Gratuita	Gratuita, con funzioni a pagamento facoltative

Il punto sul numero è nella pagina «Informazioni su WhatsApp Business»: non puoi usare lo stesso numero di telefono nelle due app contemporaneamente, ma puoi passare da una all'altra. Se vuoi tenerle entrambe, ti serve un secondo numero: con due numeri diversi l'account business e quello personale possono stare sullo stesso dispositivo, come scrive WhatsApp nella scheda di Google Play.

Sul costo, i dettagli sono nella guida a quanto costa WhatsApp Business: l'app è gratuita, gli abbonamenti Meta e l'API sono facoltativi.

Come passare da WhatsApp normale a WhatsApp Business

Prima di iniziare, il Centro assistenza consiglia di fare un backup dell'account di WhatsApp Messenger. Poi i passaggi sono questi.

Aggiorna WhatsApp Messenger e scarica WhatsApp Business dal Play Store di Google o dall'App Store.
Apri WhatsApp Business e accetta i Termini di servizio con Accetta e continua.
L'app riconosce il numero che usi su WhatsApp Messenger. Tocca l'opzione con il numero dell'azienda per continuare con quello.
Se il numero mostrato non è quello che vuoi, tocca Usa un altro numero e segui la verifica normale: così puoi tenere entrambe le app, ognuna con il suo numero.
Verifica il numero con il codice di 6 cifre che ricevi per SMS. Su iPhone, se hai il portachiavi iCloud attivo e hai già verificato quel numero sullo stesso telefono, il passaggio può non servire.
Su Android tocca Continua, poi Consenti, per far leggere all'app la cronologia delle chat e i file multimediali. Su iPhone scegli se concedere l'accesso alla rubrica.
Crea il profilo dell'attività e tocca Avanti. Potrai modificarlo anche dopo.

C'è un limite da conoscere: i contatti WhatsApp non sono ancora supportati su WhatsApp Business, quindi quelli che hai creato nell'app vanno persi. Per non perderli, prima del passaggio disattiva i contatti WhatsApp nelle impostazioni di WhatsApp Messenger e scegli di salvarli nella rubrica del telefono.

Come collegare WhatsApp Business a Facebook

Con l'app puoi collegare la Pagina Facebook della tua azienda, e anche il profilo Instagram Business. Sulla Pagina compare un pulsante WhatsApp che permette ai clienti di scriverti con un clic. Il collegamento serve anche a creare inserzioni direttamente dall'app e a pagarle con il metodo di pagamento che usi su Facebook o Instagram.

Ti servono una Pagina Facebook per la tua azienda, un account sull'app WhatsApp Business e le ultime versioni delle app. Poi:

Dalla scheda Strumenti tocca Facebook e Instagram.
Tocca Facebook, poi Continua, e accedi al tuo account Facebook.
Seleziona la Pagina da collegare e tocca Collega WhatsApp.

Devi essere amministratore della Pagina, che deve essere una pagina business e non un profilo personale. Una Pagina si può collegare a un solo account WhatsApp Business alla volta, e viceversa. Se vuoi scollegarla, vai di nuovo in Strumenti, Facebook e Instagram, tocca la Pagina collegata, poi Rimuovi WhatsApp.

Questo è il collegamento dell'app. Quando in Mavibot premi Collega tramite Facebook per attivare l'API di WhatsApp Business, fai un'altra cosa: colleghi un numero alla piattaforma. Come funziona lo spieghiamo nella guida alla WhatsApp Business API.

GDPR e contatti, cosa dice WhatsApp

Quando usi l'app WhatsApp Business, secondo il Centro assistenza sei il titolare del trattamento dei contatti presenti nella rubrica del dispositivo. Per trattare i dati dei contatti ti serve una motivazione legittima tra quelle dell'articolo 6 del GDPR, come la necessità contrattuale, l'interesse legittimo o il consenso. Quando permetti a WhatsApp di accedere ai contatti, WhatsApp diventa responsabile del trattamento.

WhatsApp suggerisce di aggiungere alla rubrica solo i contatti per cui hai una base giuridica adeguata e di tenere separati i contatti e i dispositivi aziendali da quelli personali. Questa non è una consulenza legale: per i casi dubbi chiedi a un professionista.

Quando WhatsApp Business non basta

L'app funziona bene finché rispondi tu e a poche persone. Benvenuto e assenza sono messaggi fissi, le risposte rapide le invii a mano, e non puoi costruire un chatbot o collegare un CRM. Per queste cose serve l'API di WhatsApp Business, che di solito si usa tramite una piattaforma.

Infografica che confronta l'app WhatsApp Business con l'API: a sinistra l'app con risposte automatiche fisse, a destra l'API con scenari, chatbot e integrazione con il CRM

Mavibot collega l'API tramite Facebook, senza scrivere codice, e permette di costruire scenari e un chatbot. I passaggi per costruire il primo bot sono nella guida a come creare un chatbot WhatsApp senza codice.

Prova Mavibot per automatizzare WhatsApp

Inizia gratis su Mavibot, inserisci il codice promozionale MAVI10 nella schermata di creazione del progetto per 10 giorni del piano top e collega il tuo numero WhatsApp tramite Facebook. Le funzioni sono nella pagina del costruttore di chatbot WhatsApp.

Domande frequenti

Come funziona WhatsApp Business?

È un'app gratuita per Android e iPhone, separata da WhatsApp Messenger, con un profilo dell'attività, liste per organizzare i contatti e strumenti per rispondere ai clienti, come benvenuto, assenza e risposte rapide. La usi come WhatsApp normale, con un numero di cellulare o fisso che ti appartiene.

Qual è la differenza tra WhatsApp Business e WhatsApp normale?

WhatsApp normale è pensato per le comunicazioni personali, WhatsApp Business per quelle aziendali verso i clienti. Business aggiunge il profilo dell'attività e strumenti per rispondere ai clienti. Le due app sono separate e lo stesso numero non può stare in entrambe in contemporanea.

WhatsApp Business è gratis?

Sì, l'app si scarica e si usa gratuitamente, con un mix di funzioni gratuite e a pagamento. Il dettaglio dei costi è nella guida a quanto costa WhatsApp Business.

Posso usare WhatsApp Business e WhatsApp normale sullo stesso telefono?

Sì, se hai due numeri diversi. Con due numeri l'account business e quello personale possono stare sullo stesso dispositivo. Con lo stesso numero puoi usare una sola app alla volta.

Come passo a WhatsApp Business senza perdere le chat?

Fai un backup in WhatsApp Messenger, scarica WhatsApp Business, apri l'app e tocca l'opzione con il numero che usi. Quando richiesto, consenti all'app di leggere la cronologia delle chat e i file. I contatti WhatsApp creati nell'app invece non vengono trasferiti.

Posso usare WhatsApp Business sul computer?

Sì, con WhatsApp Web o WhatsApp Desktop, collegandoli al telefono con un codice QR. Il Centro assistenza indica fino a quattro dispositivi collegati e un telefono alla volta, e i dispositivi collegati funzionano anche quando il telefono non è online.

Posso usare lo stesso numero su WhatsApp e WhatsApp Business?

Non contemporaneamente. Puoi passare da un'app all'altra, ma lo stesso numero non può stare in entrambe nello stesso momento. Se vuoi tenerle entrambe, usa un secondo numero.

Quali numeri posso registrare su WhatsApp Business?

Un numero di cellulare o un numero fisso che ti appartiene e su cui ricevi SMS o chiamate. Non sono supportati i numeri VoIP, i numeri verdi, i numeri a sovrapprezzo, quelli ad accesso universale e i numeri personali.

Come collego WhatsApp Business a Facebook?

Dalla scheda Strumenti tocca Facebook e Instagram, poi Facebook e Continua. Accedi, scegli la Pagina e tocca Collega WhatsApp. Devi essere amministratore della Pagina, che deve essere una pagina business.

Devo usare WhatsApp Business se ho un'attività?

Se hai un'attività piccola o media, WhatsApp consiglia l'app Business per comunicare con i clienti. Se non hai un'attività, puoi continuare a usare WhatsApp normale.

Cosa fare quando WhatsApp Business non basta?

Quando ti servono chatbot, scenari automatici o il collegamento con il CRM, serve l'API di WhatsApp Business, di solito tramite una piattaforma. La guida alla WhatsApp Business API spiega cos'è e come si attiva.

Fonti, controllate il 6 novembre 2026:

Come funziona WhatsApp Business | Differenze con il normale