CRM gratis para pequeñas empresas: qué incluye MaviBot
La mayoría de las pequeñas empresas no necesitan un CRM que cuesta 50 $ por usuario al mes y requiere tres semanas para configurarse. Necesitan algo que rastree dónde está cada lead, le recuerde al equipo hacer seguimiento y muestre todas las conversaciones con clientes en un solo lugar.
MaviBot incluye un CRM completo como parte de su plataforma — no como complemento de pago, no como integración separada. Está construido alrededor de los canales donde realmente ocurren las conversaciones de las pequeñas empresas: WhatsApp, Instagram, Telegram, Facebook Messenger. Cada conversación, trato y tarea está en el mismo lugar que la automatización que los impulsa.
Este artículo cubre lo que hay dentro — basado en cómo MaviBot ha construido su CRM para servir a las pequeñas empresas que gestionan sus ventas y soporte a través de canales de mensajería.
Embudo de ventas: visualiza tu pipeline
La función de embudo de MaviBot estructura todo tu proceso de ventas en etapas, desde el primer contacto hasta el trato cerrado. Cada embudo representa el camino que recorre un cliente potencial, y tú defines cómo lucen esos pasos para tu negocio.
Etapas personalizadas para tu proceso de ventas
Creas las etapas que coinciden con tu forma real de vender. Una empresa de servicios podría usar: Nueva Consulta → Reunión Reservada → Propuesta Enviada → Cerrado. Un minorista online podría usar: Interés Mostrado → Pedido Realizado → Pago Recibido → Entregado. Sin plantillas rígidas — nombras las etapas y las defines en el orden que refleja tu flujo de trabajo.
Cada embudo tiene un nombre y una moneda, así que si trabajas en varios mercados o líneas de productos, puedes manejar embudos separados con diferentes monedas.
Vista tablero y vista lista
Los tratos aparecen como tarjetas organizadas en columnas por etapa — el clásico tablero kanban. Puedes cambiar a vista lista si prefieres un formato de tabla. Ambas vistas muestran los mismos datos; la elección depende de cómo prefiere trabajar tu equipo.
Etapas automáticas de tratos
Cada embudo incluye cuatro etapas del sistema siempre disponibles: tratos exitosos, tratos archivados, tratos perdidos y sin clasificar (para tratos aún no asignados a una etapa). Estas pueden mostrarse u ocultarse dependiendo de lo que tu equipo necesite ver día a día.
Cuando mueves un trato a "Perdido" o "Archivado", MaviBot pide un motivo. Ese motivo se convierte en una variable del trato que puedes usar después — para reportes, campañas de reengagement o para entender dónde suelen caerse los tratos.
Tratos creados automáticamente desde conversaciones de chatbot
Una de las ventajas prácticas del CRM de MaviBot estar integrado en la misma plataforma que el chatbot: los tratos pueden crearse automáticamente cuando un lead llega a cierto punto en una conversación. Un flujo de chatbot puede llamar create_order() para generar un trato en el embudo con el nombre del cliente, teléfono, email, presupuesto y descripción — todo capturado durante la conversación automatizada. Sin necesidad de entrada manual de datos.
Tratos: gestiona cada oportunidad
Cada trato en MaviBot es una tarjeta que contiene toda la información relevante sobre una oportunidad: el cliente, el título del trato, una descripción y el valor monetario. Puedes agregar campos personalizados para capturar cualquier cosa específica de tu negocio — tipo de proyecto, fuente, nivel de prioridad, o cualquier otra variable que tu equipo necesite.
Crear y mover tratos
Los tratos pueden crearse de tres formas:
- Manualmente: haz clic en "Crear un trato", completa los detalles
- Rápidamente: usa "Agregar rápidamente" para capturar un lead sin completar todos los campos (el trato llega a tu etapa Sin Clasificar y se organiza después)
- Automáticamente: mediante flujos de chatbot cuando un lead se califica a sí mismo en una conversación
Mover un trato entre etapas es una acción de arrastrar y soltar en el tablero. Las transiciones de etapa disparan notificaciones que pueden activar respuestas automatizadas del bot — por ejemplo, enviar automáticamente un enlace de pago cuando un trato pasa a "Listo para pagar", o enviar un mensaje de onboarding cuando un trato llega a "Cerrado".
Puedes restringir a qué etapas pueden moverse los tratos, evitando cambios de etapa prematuros o saltarse pasos requeridos en tu proceso.
Helpdesk: todas las conversaciones en una bandeja de entrada
El helpdesk es la vista de trabajo diario para cualquier miembro de tu equipo que gestiona conversaciones con clientes. Consolida mensajes de cada canal conectado — WhatsApp, Instagram, Telegram, Facebook Messenger y chat de sitio web — en una única interfaz unificada.
Qué hay en la ficha del cliente
Cuando abres cualquier conversación, la barra lateral derecha muestra el perfil completo del cliente:
- Datos de contacto: nombre, identificadores de mensajería, teléfono, email
- Historial de conversación: el hilo completo en todos los canales, incluidas notificaciones del sistema
- Comentarios internos: notas visibles solo para tu equipo, no para el cliente
- Tratos vinculados: los tratos asociados a este cliente, con la etapa actual visible
- Tareas: cualquier tarea de seguimiento asociada a este cliente
- Variables personalizadas: cualquier dato capturado mediante flujos de chatbot o agregado manualmente
La distinción entre propietario del cliente y propietario del trato importa en entornos de equipo: una persona puede ser responsable de la relación (propietario del cliente) mientras otra maneja una transacción específica (propietario del trato). Ambos se rastrean en la misma ficha.
Herramientas de comunicación en el helpdesk
Desde el helpdesk, los miembros del equipo pueden enviar mensajes con archivos adjuntos, usar plantillas de respuesta rápida para respuestas comunes, programar mensajes para enviar en un momento específico y usar generación de texto por IA para redactar respuestas más rápido. Todo ocurre en la misma interfaz — sin cambiar entre aplicaciones.
Tareas: rastrea seguimientos y trabajo en equipo
La función de tareas en el CRM de MaviBot maneja el lado operativo de la gestión de clientes — los recordatorios, seguimientos y trabajo interno que mantiene los tratos en movimiento.
Crear y gestionar tareas
Cada tarea tiene un nombre, descripción, fecha límite, nivel de prioridad y un miembro del equipo asignado. Las tareas pueden vincularse directamente a un cliente o trato, así que cuando abres la ficha de un cliente ves inmediatamente cualquier tarea abierta relacionada con él.
Vistas calendario y kanban
Las tareas se muestran en dos formatos dependiendo de cómo prefiere planificar tu equipo:
- Vista calendario: el valor predeterminado, mostrando la semana siguiente con tareas dispuestas por fecha límite. Útil para la planificación diaria individual.
- Vista lista/kanban: tareas organizadas en columnas por estado (Planificación, En Progreso, Completado o cualquier agrupación personalizada). Cada fila muestra fecha límite, miembro del equipo asignado, estado y prioridad.
Los archivos pueden adjuntarse a tareas — útil para adjuntar un brief, un documento o una referencia antes de una llamada con el cliente.
Controles de permisos
Los administradores pueden controlar qué miembros del equipo están autorizados a editar tareas vencidas, evitando cambios accidentales en registros históricos.
Automatización: distribuye leads entrantes a tu equipo
Cuando varios miembros del equipo gestionan mensajes entrantes, la automatización del CRM de MaviBot gestiona cómo se asignan los nuevos clientes. El sistema distribuye los leads entrantes igualmente entre los operadores que están en línea y activos.
Cómo funciona la distribución
Si cinco operadores están en turno y llegan 55 nuevos clientes, cada operador recibe 11. La distribución es igual y automática — sin cola de asignación manual, sin que una persona se vea desbordada mientras otras están inactivas.
El sistema respeta los horarios de trabajo. Puedes configurar si la automatización corre 24/7 o solo durante períodos específicos. Los operadores en descanso quedan excluidos de nuevas asignaciones. Los clientes que llegan fuera del horario de trabajo se ponen en cola y se distribuyen a los primeros operadores que comienzan su turno.
Anulación manual
Los operadores pueden auto-asignarse clientes libres de la cola en cualquier momento. La automatización maneja el flujo predeterminado; la asignación manual maneja las excepciones.
Los clientes que ya están siendo atendidos por un chatbot pueden excluirse de la distribución automática, para que los operadores no reciban asignaciones de conversaciones que todavía están corriendo automáticamente.
Cómo el CRM se conecta a todo lo demás
El valor del CRM de MaviBot estar integrado en la misma plataforma que el chatbot y las herramientas de mensajería es que todo se comunica sin trabajo de integración.
Un lead escribe en Instagram → el chatbot lo califica → un trato se crea automáticamente en el embudo → el trato avanza a la etapa correcta → se crea una tarea para el seguimiento → el operador asignado ve la conversación y la tarea en el helpdesk → cuando el trato cierra, se dispara automáticamente un mensaje de confirmación.
Todo ese flujo corre dentro de una sola plataforma. Sin Zapier conectando cinco herramientas. Para la guía completa de automatización de WhatsApp, consulta cómo automatizar WhatsApp para pequeñas empresas. Sin datos en un CRM desincronizado de tus conversaciones reales. En la experiencia de MaviBot, esta integración es donde las pequeñas empresas recuperan más tiempo — el trabajo manual de copiar datos de un lead de un chat a un CRM, y luego de vuelta al hacer el seguimiento, es con frecuencia el mayor costo oculto en el día de un pequeño equipo de ventas.
Para quién funciona mejor el CRM de MaviBot
Pequeños equipos de ventas que gestionan leads entrantes de WhatsApp o Instagram y necesitan un pipeline visual sin la sobrecarga de una plataforma CRM completa. Combínalo con un agente de ventas IA en WhatsApp para calificar y responder automáticamente.
Empresas de servicios que necesitan rastrear relaciones con clientes, agendar seguimientos y asegurarse de que nada se pierda entre el primer contacto y el servicio completado.
Solopreneurs y pequeños operadores que quieren una forma ligera de ver dónde está cada lead sin gestionar una herramienta CRM separada.
Equipos que usan chatbots para captura de leads. El chatbot y el CRM comparten los mismos datos, así que los leads fluyen de conversación a trato automáticamente sin entrada manual. En la experiencia de MaviBot, este es el caso de uso donde el valor se vuelve obvio más rápido: la primera vez que un trato aparece en el pipeline con todos los campos completados porque el chatbot los recogió, el equipo deja de preguntarse si necesita un CRM separado.
Preguntas frecuentes
¿El CRM de MaviBot es realmente gratuito?
MaviBot tiene un plan gratuito que incluye funcionalidad CRM — embudo, tratos, helpdesk y tareas. Los planes de pago desbloquean volúmenes de mensajes más altos, más miembros de equipo y canales adicionales. Las funciones CRM descritas en este artículo están disponibles desde el plan gratuito.
¿Puede MaviBot reemplazar un CRM dedicado como HubSpot o Pipedrive?
Para las pequeñas empresas cuyo principal canal de ventas es la mensajería (WhatsApp, Instagram, Telegram), sí — el CRM de MaviBot cubre el flujo de trabajo esencial. En la experiencia de MaviBot, las empresas que más se benefician son aquellas donde conversaciones y tratos ocurren en el mismo lugar: el CRM no es un sistema separado para actualizar, es un subproducto automático de la conversación. Para empresas que necesitan reportes profundos, pipelines empresariales multi-etapa complejos o integración estrecha con plataformas de email marketing, un CRM dedicado puede ser más adecuado junto a MaviBot.
¿Pueden crearse los tratos automáticamente sin entrada manual?
Sí. Los flujos de chatbot pueden crear tratos automáticamente usando la función create_order(), capturando nombre del cliente, teléfono, email, presupuesto y descripción de la conversación — sin entrada manual necesaria.
¿Cuántos miembros del equipo pueden usar el CRM?
El número de operadores depende de tu plan. Consulta los límites actuales en mavibot.ai. Todos los miembros del equipo comparten la misma bandeja de entrada del helpdesk, embudo y sistema de tareas.
¿El CRM funciona en todos los canales conectados?
Sí. Todas las conversaciones de WhatsApp, Instagram, Telegram, Facebook Messenger y chat de sitio web aparecen en el mismo helpdesk. Las fichas de cliente agregan el historial en todos los canales, así que ves la relación completa independientemente de dónde comenzó cada conversación.
Un CRM ya incluido en la plataforma que usas
La mayoría de las herramientas CRM gratuitas son productos separados que conectas a tus canales de mensajería y esperas que la sincronización funcione. El CRM de MaviBot está integrado en la misma plataforma que tu chatbot, tus canales de mensajería y tu procesamiento de pagos — así que tratos, conversaciones, tareas y automatizaciones funcionan juntos desde el primer día.
Comienza con MaviBot gratis. Sin tarjeta de crédito requerida.