Chatbot-Builder ohne Code oder Entwickler

Eine Immobilienagentur verkaufte Wohnungen in Neubaukomplexen und erhielt den ganzen Tag über Anfragen über die Website. Ein erheblicher Teil der potenziellen Käufer schrieb abends oder am Wochenende, wenn die Manager nicht mehr arbeiteten. Bis zum Rückruf hatten sich viele Kunden bereits an Wettbewerber gewandt.

Ein familiengeführter Onlineshop für Baby- und Kinderartikel in Deutschland erhielt täglich zahlreiche wiederkehrende Kundenanfragen. Besonders häufig fragten Kunden nach der Verfügbarkeit von Produkten, den Unterschieden zwischen einzelnen Modellen, den passenden Größen, den Lieferzeiten sowie den Rückgabebedingungen. Da das Serviceteam nur zu festen Geschäftszeiten erreichbar war, mussten Kunden außerhalb dieser Zeiten oft mehrere Stunden auf eine Antwort warten. Dadurch stieg die Arbeitsbelastung des Support-Teams und die Kundenzufriedenheit litt spürbar.

Mit dem Chat Bot Builder von Mavibot entwickelte das Unternehmen einen Chatbot mit individuell definierten Dialogabläufen für die häufigsten Kundenanfragen. Der Chatbot beantwortet Fragen zum Sortiment, informiert über Versand- und Rückgabebedingungen, unterstützt Kunden bei der Orientierung im Shop und verweist bei komplexeren Anliegen direkt an den Kundenservice. Alle Dialoge können von den Mitarbeitern jederzeit selbst angepasst und erweitert werden – ganz ohne Programmierkenntnisse.

Kunden erhalten sofort Antworten – unabhängig von Uhrzeit oder Wochentag. Dadurch werden wiederkehrende Anfragen automatisch abgefangen und das Support-Team kann sich auf individuelle und beratungsintensive Anliegen konzentrieren. Gleichzeitig verbessert sich die Servicequalität, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.

Ein privates medizinisches Netzwerk erhielt täglich sehr viele Fragen zu Preisen, zur Vorbereitung auf Behandlungen, zu Terminplänen der Spezialisten und zu Aufnahmebedingungen. Die Administratoren verbrachten einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit identischen Beratungen statt mit Patienten, die fachliche Hilfe brauchten.

Eine regionale Immobilienagentur in Deutschland erhielt täglich zahlreiche Anfragen über ihre Website. Viele Interessenten hinterließen jedoch nur wenige Informationen, sodass die Mitarbeiter zunächst Budget, bevorzugte Lage, Immobilienart, Kauf- oder Mietabsicht sowie den gewünschten Zeitrahmen erfragen mussten. Die Erstqualifizierung nahm viel Zeit in Anspruch und nicht selten brach der Kontakt bereits vor dem ersten Beratungsgespräch ab. Dadurch verzögerte sich die Bearbeitung neuer Anfragen und wertvolle Verkaufschancen gingen verloren.

Das Unternehmen implementierte einen Mavibot-Chatbot, der sich nach der ersten Kontaktaufnahme eines Website-Besuchers über den Live-Chat in das Gespräch einschaltet. Während der Unterhaltung stellt der Chatbot vordefinierte Qualifizierungsfragen und erfasst wichtige Informationen wie Budget, gewünschte Immobilienart, bevorzugte Lage, Kauf- oder Mietabsicht sowie den geplanten Zeitrahmen. Nach Abschluss des Dialogs werden alle erfassten Daten automatisch im CRM gespeichert. Gleichzeitig wird ein Lead mit vollständigem Gesprächsverlauf angelegt und eine Aufgabe für den zuständigen Mitarbeiter erstellt. So erhält das Vertriebsteam bereits qualifizierte Anfragen und kann sich direkt auf eine individuelle Beratung konzentrieren.

Der gesamte Prozess der Bearbeitung neuer Anfragen wurde standardisiert und deutlich effizienter gestaltet. Die Mitarbeiter müssen keine Zeit mehr für die Erfassung grundlegender Informationen aufwenden, während Leads automatisch den zuständigen Ansprechpartnern zugewiesen werden. Dadurch konnte die Reaktionszeit erheblich verkürzt, die Qualität der Kundenbetreuung verbessert und die Produktivität des Vertriebsteams nachhaltig gesteigert werden.

Ein B2B-Gerätehersteller erhielt viele Anfragen über die Website. Unter den Anfragen waren jedoch sowohl echte Käufer als auch Besucher, die sich nur für Preise oder allgemeine Eigenschaften interessierten. Die Manager qualifizierten jede Anfrage manuell und verloren dabei Zeit.

Eine private Sprachschule in Deutschland erhielt täglich Anfragen von Studieninteressierten über die Website, WhatsApp, Facebook und Instagram. Die meisten Fragen betrafen das Kursangebot, die Kursgebühren, Unterrichtszeiten, Sprachniveaus sowie den Anmeldeprozess. Die Mitarbeiter beantworteten dieselben Fragen parallel in verschiedenen Kanälen, wodurch sich die Reaktionszeiten verlängerten und weniger Zeit für individuelle Beratungsgespräche blieb.

Das Unternehmen implementierte einen Mavibot-Chatbot für die Bearbeitung von Anfragen aus dem Live-Chat der Website sowie aus WhatsApp, Facebook Messenger und Instagram. Unabhängig vom Kommunikationskanal beantwortet der Chatbot häufig gestellte Fragen zu Kursen, Preisen, Unterrichtszeiten und Teilnahmebedingungen. Bei komplexeren Anliegen übergibt er das Gespräch inklusive der vollständigen Konversationshistorie an einen Mitarbeiter. Alle Dialogabläufe werden zentral über den visuellen Chat Bot Builder verwaltet und können jederzeit ohne Programmierkenntnisse angepasst oder erweitert werden.

Alle eingehenden Anfragen werden unabhängig vom jeweiligen Kommunikationskanal nach einheitlichen Abläufen bearbeitet. Die Mitarbeiter müssen identische Fragen nicht mehr mehrfach in verschiedenen Messenger-Diensten beantworten und können sich auf individuelle Beratungsgespräche konzentrieren. Dadurch konnten die Servicequalität verbessert, Reaktionszeiten verkürzt und ein konsistentes Kundenerlebnis über alle Kommunikationskanäle hinweg geschaffen werden.

Ein Onlineshop für Haushaltswaren gewann Besucher über Werbung und Suchmaschinen. Viele Nutzer sahen sich die Produkte an, gingen aber ohne Kauf oder Anfrage, weil sie keinen schnellen Weg fanden, eine Frage zu stellen oder Hilfe bei der Auswahl zu bekommen.

Ein Kosmetikstudio nahm Terminbuchungen ausschließlich während der Geschäftszeiten entgegen. Viele Neukunden schrieben jedoch abends oder am Wochenende über WhatsApp, Instagram, Facebook oder die Website und erhielten erst am nächsten Werktag eine Antwort. In dieser Zeit entschieden sich viele Interessenten für einen anderen Anbieter. Gleichzeitig begann jeder Arbeitstag damit, dass die Rezeption zahlreiche unbeantwortete Nachrichten bearbeiten und freie Termine manuell koordinieren musste.

Das Studio implementierte einen Mavibot-Chatbot, der eingehende Anfragen rund um die Uhr beantwortet, sich nach der gewünschten Behandlung erkundigt und dem Kunden anschließend freie Termine über das integrierte Online-Buchungssystem anbietet. Nach der Bestätigung wird der Termin automatisch im Kalender angelegt und der Kunde erhält eine Buchungsbestätigung. Benötigt ein Kunde eine persönliche Beratung, wird das Gespräch inklusive der vollständigen Konversationshistorie an einen Mitarbeiter weitergeleitet.

Das Studio verlor keine Kundenanfragen mehr außerhalb der Geschäftszeiten. Ein Großteil der Terminbuchungen erfolgt heute vollständig automatisiert, wodurch die Mitarbeiter deutlich weniger Zeit für die Terminkoordination aufwenden müssen und sich stärker auf die Betreuung der Kunden im Studio konzentrieren können. Gleichzeitig verbesserte sich die Auslastung der verfügbaren Termine und der gesamte Buchungsprozess wurde für Kunden wesentlich komfortabler.

Ein Bildungszentrum startete Werbekampagnen zur Gewinnung neuer Studierender. Tausende Menschen besuchten die Website und interessierten sich für die Programme, doch die meisten gingen ohne Anmeldung. Das Unternehmen wusste nicht, welche Richtungen die Besucher interessierten und wem eine Beratung angeboten werden sollte.

Ein Reisebüro erhielt täglich Anfragen über Instagram und WhatsApp. Viele Interessenten schickten lediglich allgemeine Nachrichten wie „Ich möchte einen Urlaub buchen“ oder „Ich suche eine Reise im August“, ohne Angaben zu Reiseziel, Budget, Anzahl der Reisenden, Reisedauer oder weiteren Wünschen zu machen. Die Mitarbeiter mussten jede Beratung mit denselben Rückfragen beginnen, wodurch sich die Bearbeitung verzögerte und individuelle Reiseangebote später erstellt werden konnten.

Das Unternehmen implementierte einen Mavibot-Chatbot, der Interessenten nach der ersten Kontaktaufnahme zu einem interaktiven Reise-Quiz führt. Während des Dialogs werden Informationen wie gewünschtes Reiseziel, Budget, Reisezeitraum, Anzahl der Erwachsenen und Kinder, Reiseart sowie persönliche Wünsche erfasst. Nach Abschluss des Quiz werden alle Angaben automatisch im Mavibot-System gespeichert und als vollständige Anfrage angelegt. Die Reiseberater erhalten dadurch bereits qualifizierte Anfragen und können sofort passende Reiseangebote erstellen, ohne weitere Rückfragen stellen zu müssen.

Kunden erhalten schneller individuelle Reisevorschläge, während die Mitarbeiter keine Zeit mehr für die Erfassung grundlegender Informationen aufwenden müssen. Alle Anfragen werden nach einem einheitlichen Prozess erfasst, wodurch sich die Bearbeitungszeit verkürzt, die Qualität der Beratung verbessert und die Erstellung passender Reiseangebote deutlich beschleunigt.