CRM-система (Customer Relationship Management) — це потужний інструмент, призначений для автоматизації та оптимізації процесів управління взаємовідносинами з клієнтами, партнерами, постачальниками, підрядниками та іншими ключовими контактами бізнесу.

CRM-системи дозволяють збирати та систематизувати інформацію про клієнтів, керувати продажами, відстежувати статуси угод, аналізувати ефективність та приймати обґрунтовані рішення на основі зібраних даних.

Основні функції та можливості CRM-систем включають:

  1. Управління контактами: збір та зберігання контактної інформації клієнтів, включаючи імена, номери телефонів, електронні адреси та інші відповідні дані.
  2. Управління продажами: планування та відстеження етапів продажів, встановлення завдань і дедлайнів, а також моніторинг продуктивності членів команди, залучених до бізнес-проекту.
  3. Управління завданнями: створення, призначення та контроль виконання завдань, пов'язаних з продажами, обслуговуванням клієнтів та іншими бізнес-процесами (див. статтю "Завдання").
  4. Управління угодами: планування, організація та аналіз етапів угод, а також відстеження взаємодії з клієнтами та партнерами на кожному етапі процесу.

Загальні налаштування

Список воронок дозволяє натиснути на будь-яку назву воронки. Це відкриває випадаюче меню, що показує всі доступні CRM-воронки, де ви можете вибрати вкладку для перегляду даних конкретної гілки.

Створення та налаштування воронки

Щоб створити нову воронку, натисніть "+ Створити воронку" у цьому меню.

У вікні створення вкажіть назву та виберіть валюту, щоб створити порожню воронку (без етапів).

*Етапи CRM-воронки — це кроки, які проходить потенційний клієнт від першого контакту до завершення угоди або іншої цільової дії. Кожен етап представляє певний статус або фазу взаємодії з клієнтом, відображаючи його прогрес у процесі продажу або обслуговування.

Натисніть кнопку "Створити етап", щоб додати етап воронки.

Введіть назву етапу та натисніть "Готово." Етап буде додано до вашої воронки, і вікно налаштувань воронки відкриється автоматично.

У модальному вікні ви можете:

  1. Змінити назву воронки;
  2. Змінити валюту;
  3. Додати нові етапи воронки;
  4. Відображати необхідні поля угоди у вигляді дошки.

CRM може відображатися у вигляді дошки або списку угод.
Вид дошки є стандартним і виглядає так

Вид списку CRM відображає угоди у форматі таблиці

  1. Картки угод можуть відображати змінні

Детальніше про те, що таке змінні, дивіться у статті "Змінні."

  1. Відображення прихованих етапів

За замовчуванням CRM-система включає наступні етапи воронки:

а) успішні угоди;

б) архівні угоди;

в) провалені угоди;

г) несортовані угоди.

Ці етапи можна приховати або показати за потреби в налаштуваннях воронки

  1. Прапорці для налаштування відображення та дій з угодами

Як об'єднати угоди

Якщо клієнт спілкується з вашою компанією через різні месенджери, наприклад Telegram та WhatsApp, ви можете об'єднати контакти клієнта, а також угоди, щоб уникнути дублювання угод для одного клієнта.

Для цього увімкніть налаштування "Приховати угоди об'єднаних клієнтів". Це гарантує, що на кожному етапі воронки відображатиметься лише одна угода для клієнта, вибраного як основний під час об'єднання.

Детальне пояснення роботи з об'єднанням угод та клієнтів показано у відеоогляді:

Потім натисніть "Зберегти" після налаштування воронки:

Тепер ваша нова воронка відображатиметься з налаштуваннями, які ви налаштували:

Щоб повернутися до налаштувань воронки, натисніть значок шестерні у верхньому меню

Розділ "Несортоване" у CRM-воронці MaviBot

CRM включає розділ під назвою "Несортоване." У цьому розділі відображаються всі угоди, які з якоїсь причини не були призначені жодному етапу воронки.

Ось причини, чому угода може не потрапити на етап воронки в проекті:

  • Прийом лідів на перший етап угоди не ввімкнено в налаштуваннях проекту.
  • Воронка не налаштована в проекті.
  • Перехід на етап воронки налаштований у блоках потоку бота, але прийом лідів на перший етап не налаштований — тобто клієнт не дійшов до блоку з правильними налаштуваннями.

Угоди, які не потрапляють на жоден етап воронки, можна автоматично переміщати до розділу "Несортоване".

Ви можете ввімкнути відображення розділу "Несортоване" в налаштуваннях воронки, як і інших системних етапів (успішні угоди, провалені угоди, архівні угоди).

Поставте прапорець для відображення системного етапу та збережіть налаштування.

❗️Розділ "Несортоване" може відображатися для кожної воронки окремо, але він включатиме ВСІ угоди, які не були призначені жодному етапу воронки.

Ви не можете переміщати угоди в розділі "Несортоване" на інший етап воронки шляхом перетягування. Це обмеження введено, щоб запобігти випадковому переміщенню угод в активні етапи воронки.

Якщо вам не потрібна угода в розділі "Несортоване", ви можете її видалити. Ця дія вимагає підтвердження.

Обмеження на видалення етапів воронки

Щоб обмежити доступ співробітників та захистити існуючі угоди в системі, ви можете заборонити видалення етапів воронки через налаштування проекту.

Щоб увімкнути це, перейдіть до Співробітники

Далі знайдіть потрібну роль у списку або створіть нову:

Перейдіть на вкладку CRM у налаштуваннях редагування ролі:

Далі виберіть рівень доступу для ролі в проекті: повний доступ (перегляд та редагування), лише перегляд або відсутність доступу.

У цьому ж розділі ви знайдете прапорець "Він не може видаляти етапи воронки". Активуйте прапорець, щоб заборонити користувачам з цією роллю видаляти етапи воронки в їхніх налаштуваннях.

Відеоурок

Щоб дізнатися, як створювати та налаштовувати ролі співробітників у проекті, зверніться до статті "Співробітники"